業務の効率化を図るためには、日々の作業に対する改善が不可欠です。
例えば、手作業でのデータ入力は時間がかかり、ミスも発生しやすいものです。
これを改善することで、業務の生産性は大幅に向上します。
今回ご紹介する事例では、手作業でのデータ入力を改善したことで、大幅な時間短縮とミスの削減を実現しました。
改善しないと多くの時間を無駄にし、入力ミスによるリスクもありますが、改善することで効率が劇的に上がります。
ホウライでは環境整備を通して工夫をしながら常に業務改善をし、働いている全員が仕事がしやすい環境づくりに取り組んでいます。
今回は「手作業から自動化へ」「改善による時間短縮」「ミスの削減とその効果」というポイントをご紹介いたします。

〇手作業から自動化へ
以前、ホウライではPDFで送られてきたデータを手作業でエクセルに入力していました。
この方法では、一回の作業に約40分もかかり、月に4回の作業が必要でした。
年間にすると48回の作業となり、膨大な時間がかかっていました。
これに対し、エクセルマクロを活用することで、データ変換を自動化しました。
エクセルマクロは一度設定すれば、繰り返し使用することができ、手作業では考えられないスピードでデータを処理します。
結果として、1回の作業時間が10分に短縮されました。

〇改善による時間短縮
エクセルマクロを導入することにより、月に4回、年間で48回の作業時間が大幅に短縮されました。
改善前は1回の作業に40分かかっていましたが、改善後は10分に短縮されました。
この結果、年間で24時間の時間を節約することができました。
この時間を他の重要な業務に充てることで、全体の生産性が向上しました。
改善によって得られた時間は、他の作業時間に充てることが可能になり、とても良い改善になりました。

〇ミスの削減とその効果
手作業でのデータ入力は、どうしてもミスが発生しやすいという問題があります。
エクセルマクロを使用することで、この問題も解決されました。
マクロはプログラムによってデータを自動的に変換するため、ヒューマンエラーが発生する余地がありません。
その結果、データの正確性が向上し、ミスによるトラブルも未然に防ぐことができました。
ミスが減ることで、確認作業や修正作業にかかる時間も削減され、業務の流れがスムーズになります。

〇まとめ
いかがでしょうか。
今回は改善の事例についてご紹介いたしました。
今回の事例のように、エクセルマクロを活用した自動化によって、作業時間の短縮とミスの削減を実現しました。
環境整備は整理・整頓・清潔だけでなく、このように時間短縮や仕事効率化にもつながる素晴らしい取り組みです。
この取り組みにより会社が変わります。
また、なにか気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。
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