環境整備第20弾

株式会社ホウライでは環境整備を促進しています。環境整備は、職場で働く人の心をかよわせ、仕事のやり方や考え方に気づく習慣を身に付ける効果があり、「損益分岐を下げる」ことにも繋がる素晴らしい取り組みです。今回はその第20弾として、ペーパレス化の改善や壁紙の貼り変えを行いましたのでご紹介します。

〇書類のスキャン化
1つ目の環境整備場所は「書類の整理整頓」です。恐らくほとんどの企業様でも、溜まっている書類って社内に結構ありますよね・・。ホウライではこれまで、写真のように書類を袋に入れて管理をしていました。今後もさらに書類が多くなることが予想され管理ができなくなることから、4か月にわたり環境整備を実施しようと決意しました。ペーパレス化の言葉が近年流行っていることもあって、書類データをデジタルデータで管理するように改善しました。今回も、事前振り分け(得意先別)、要不要の振り分け、スキャン、スキャン後要不要振り分けの4チームに分かれて、作業を行いました。開始前は、事前振り分けの図面をスキャンし、要不要を振り分けていましたが、時間がかかっていたため、スキャン前に要不要の振り分けを実施。 データ化したことで、ファイル17冊分、なんと図面400枚を廃棄しました。また、図面をPDF化したことで、使用していたファイルと図面を印刷していた紙を破棄した為、常に使用しない図面保管のスペースがブルーボックス1ケース分空きました。不要な書類と混ざっていたファイルから、必要な図面を探す時間が1回約5分が約5秒の短縮が見込め、次回2回目の実施の際も従業員同士協力して改善していければと思います。

〇データで管理
2つ目は、環境整備場所は、「データ管理」です。先程紹介したスキャンの図面をメモフォルダへ登録します。図面の枚数は約400枚程あり、メモフォルダに振り分ける際、品番の紐づけに時間がかかったり、システムの操作に不慣れな部分があったりと、予定の時間内で振り分けることが出来ませんでした。品番検索すれば遅くても約5秒程で必要な品番の図面が確認出来ます。改善前は、1回につき約3~5分、月で換算すると約12~20分程掛かっていました。改善後は月あたり約11~19分の短縮となり、年間を通して約2~4時間の短縮が見込めます。「図面のどれが品番なのか分からない」等の声があり、スキャン前の図版の品番部分に赤丸や赤線を引き、わかりやすくするなどの工夫も施しました。

〇壁紙の張り替え
最後の3つ目は、「壁紙の張り替え」です。壁クッションの上部部分の張り替えを行いました。500㎜×2500㎜のトータル部分に910㎜×3mのフェルトを購入し、事前カットと貼り合わせと二手に分かれ実施しました。先月に壁の下部分を張り替えましたが、その際にケースを置くスペースのため上部分も傷があることに気付きました。そこで上部も張り替えをすることとし、前月より厚みが薄いフェルトにて張り替えを実施しました。改善前は白い壁でしたが、改善後はグレーに変えたことで見栄えがよくなり、壁の損傷を防止に繋がりました。

〇まとめ
いかがでしょうか。今回は環境整備の取り組み第20弾をご紹介致しました。 環境整備は整理・整頓・清潔だけではなく、時間短縮や仕事の効率化にも繋がる素晴らしい取り組みです。今回は見込みの事例もありますが、今後活かせるよう改善していきます。また、弊社では両面テープの販売や加工などを行っています。品薄状態の在庫状況や用途によって異なる商品をお求めの方も増えています。気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。 hourai.info/mailform/