微差が大差

株式会社ホウライでは環境整備を促進しています。環境整備には職場で働く人の心をかよわせ、仕事のやり方や考え方に気づく習慣を身に付ける効果があります。 また、会社の文化でもあり、環境整備を実施することで、全社員の活動に心がこもります。今回はそんな環境整備の取り組みのご紹介第41弾目として、「作業効率アップ」、「探す時間を短縮」、「防音ボードの設置」を実施致しましたのでご紹介します。

〇作業効率アップ
弊社内には営業業務課という部署があります。今回は業務用フォルダの整理を行いました。フォルダ内には経理関係のものや他分類のもの等が保管されていますが、保管するファイル名や場所がバラバラとなっていたり、何年も使用していないファイルが多数ありました。そこで作業効率が良くないため、今回不要なフォルダやファイルを削除することに。削除したことで、フォルダ数は68から33になり、約半分のフォルダを削除を行うことが出来ました。数だけではなく、探す時間の短縮にも繋がりこれまではファイルやフォルダを探すのに約3秒かかっていたのが、約2秒と1秒の時間短縮につながりました。一日5回探すとすると年間で20分もの効率がアップします。小さな改善ですが微差が大差となっていきます。今後は整理する日を決め、フォルダの見直しを行い、無駄な時間を削減し更なる効率アップをしていきたいと思います。

〇探す時間を短縮
「作業効率アップ」の項目にてご紹介した業務フォルダですが、まずは不要なフォルダやファイルを捨て、そのあとは整頓を実施しました。パソコン内の同じ分類のファイルを同じフォルダへ振り分け、それに加えてフォルダが無く、同じ分類の分類のファイルが多数あったため、フォルダを新たに作成。今回はフォルダ内にある各業務のフォルダに振り分け、新たにマニュアル作成や新規のフォルダを作成しました。実施後は、無造作に保存されていたファイルをフォルダを振り分けたことで、探す時間が短縮され、1回の探す時間が20秒のところ10秒に。さらに1日5回探す場合、1日50秒、年間を通すと約203分の短縮となりました。

〇防音ボードの設置
社内で「エリアM」と呼ばれているエリアには、以前から外部の声や騒音が聞こえてしまうという課題がありました。その課題を解決するため、防音シートの設置を試みました。事前準備として、必要な工具の準備と防音シートのサイズ確認を行い、ドアのサイズは縦220cm×横130cmですので、シートもサイズに合わせてカットを行いました。防音ボードの設置により、これまでは87デシベルだった騒音が45デシベルとなり、約半分の騒音に抑えることに成功しました。今後は、社員の意見を取り入れながら、アイデアを出し合い、防音対策を練っていきたいと思います。

〇まとめ
いかがでしょうか。今回は環境整備の取り組み第41弾をご紹介致しました。小さなことからコツコツと環境整備を進め、お客様から見ても恥ずかしくない社内にしていければと思います。環境整備は整理・整頓・清潔だけではなく、紹介させて頂きました時間短縮や仕事の効率化にも繋がる素晴らしい取り組みです。この取り組みにより会社が変わります。また、なにか気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。 hourai.info/mailform/