パソコン内も環境整備で作業改善

株式会社ホウライでは環境整備を促進しています。環境整備には職場で働く人の心をかよわせ、仕事のやり方や考え方に気づく習慣を身に付ける効果があります。 また、会社の文化でもあり、環境整備を実施することで、全社員の活動に心がこもります。今回はそんな環境整備の取り組みのご紹介第33弾目として「PCフォルダの整理」、「PCフォルダの振り分け」、「壁紙の取り替え」を実施致しましたのでご紹介します。

〇PCフォルダの整理
普段、仕事を行っているとPCのデータがだんだんと増加し、気が付けば膨大な量のフォルダでデータが管理されているということはよく見かけます。ホウライでは3年前から書面をスキャンしてデータ化したファイルを保存するためのスキャンフォルダがあり、ずっとため続けていたためデータがいっぱいになっていたので、作業効率が悪くなっていました。そこで一度フォルダの整理を実施することにしました。不要なスキャンフォルダを整理した結果、中身が577MBあったデータを何と129MBまで削減することが出来ました。これにより、サイズの大きさとファイル数が少なくなったことで、処理が早くなり、また探す時間が少なくなったことで作業効率が上がりました。今後は、スキャンフォルダの中身を1ヶ月に１回確認を実施することで時間を掛けずに整理をしていきたいと考えています。

〇PCフォルダの振り分け
前途させていただいたスキャンフォルダですが、データを少なくしたものはいいものの、誰がスキャンしたものか、中身が何なのかが人によって分からないという状況になっていました。そこで個人ごとのスキャン用フォルダを作成し、自分のスキャンしてデータ化ファイルを振り分けを行う設定に見直しを行いました。スキャン時にあらかじめ個人のフォルダに振り分けられるように複合機に個人宛の宛先設定を行いました。個人宛のフォルダを作成したことで、一目で自分がスキャンしたものが分かるようになりました。さらにスキャンする際、複合機に個人宛のフォルダをを作成したことでスキャン後のフォルダにわざわざ移し替える必要がなくなりました。1回10秒として日に2回で20秒掛かっていたのが、6秒になり1日14秒の短縮となりました。

〇壁紙の貼り替え
「壁紙貼り替え」を実施しました。クーラーを付け替えた際に古い壁紙がそのままの状態となっており、非常に汚れが目立ち、お客様が来社された際に目に付いていたため、新品の壁紙に貼り替えることにしました。事前準備として、壁紙用のカッターやコテ、ブラシをDIYが得意な社員に持参してもらい、壁紙の巾を90cm×6Ⅿを3840円で購入。壁全体の大きさは高さ2.5Ⅿ×横2.9Ⅿで、業者に依頼すると1000円の費用が発生します。今回は7.25㎡ですので7250円分をチームで行うことが出来ました。取り替える前と後で部屋の雰囲気が明るくなり、見栄えも綺麗になりました。

〇まとめ
いかがでしょうか。今回は環境整備の取り組み第33弾をご紹介致しました。小さなことからコツコツと環境整備を進め、お客様から見ても恥ずかしくない社内にしていければと思います。環境整備は整理・整頓・清潔だけではなく、紹介させて頂きました時間短縮や仕事の効率化にも繋がる素晴らしい取り組みです。この取り組みにより会社が変わります。また、なにか気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。 hourai.info/mailform/