これ・・組織図？！

株式会社ホウライでは環境整備を促進しています。環境整備には職場で働く人の心をかよわせ、仕事のやり方や考え方に気づく習慣を身に付ける効果があります。 また、会社の文化でもあり、環境整備を実施することで、全社員の活動に心がこもります。今回はそんな環境整備の取り組みとして、「スペース確保」、「伝達ルートの明確化」、「ホワイトボードの設置」、「鍵の表示」についてご紹介します。

〇スペース確保
営業部の使っているエリアの入口に設置している棚には、スタンプやスティック型インクなどの備品が収納されています。今回はその棚にある備品の整理を行いました。まずは今年に入ってから一度も使用していない備品を選定しました。その中で今後も使う見込みが無いものを、棚から取り出すことに。その結果、スタンプ6本、スティック型インク(5本入り)2袋、ボトル型インク2本、スタンプ台1個、マスク1箱と使う見込みのない備品を見つけることが出来ました。使わない備品を整理することで、その備品を収納していた箱の約半分のスペースを確保することが出来ました。現在この棚の裏側は入口となっています。棚が入口にあることで、ご来社されたお客様は狭いスペースで靴を窮屈に履き替えておりました。お客様がスムーズに靴を履き替えられるスペースを作るため、このエリアのレイアウトの変更も検討しています。

〇伝達ルートの明確化
「伝達ルートの明確化」するために、今期のチーム課題である「組織図の作成」を行いました。事前準備として名札のフォーマットを使用し、組織図用に31人分のネームプレートを作成。それを全員でカット、マグネット付きのカードケースに入れて、ホワイトボードに組織図の並び方に貼り付けました。組織図を見える化することで、伝達ルートを社内外で周知することが出来るようになりました。また、女性メンバーのアイデアで大きな木をイメージし、5部署分の5個のフルーツが実っている背景画の作成や、31人全員をゲームキャラクターに例えたイラストも作成し、とても可愛らしいデザインとなりました。社員からの反応もとても良く、「樹にフルーツが実っており、各部署が団結しあうイメージがありますね。」と高評価でした。

〇ホワイトボードの設置
今期のチーム課題でもある「打ち合わせ場所にホワイトボードを設置」を実施しました。全員で設置場所のテーブルと椅子を移動させ、スペースを確保し、作業しやすい環境で作業を実施。縦910㎜×横1820㎜のホワイトボードを上下に2枚を使い、1820㎜平方のホワイトボードを設置しました。ホワイトボードの両サイドを持つ人、離れた場所から水平か確認する人、電動ドライバーを使う人とそれぞれ役割分担をして、作業を行いました。設置したことで、社員全員から「見た目が美しくなった」という声があり、お客様との商談に使用する場所ということで、今後は様々な掲示物で自社アピールの機会を広げることができます。

〇鍵の置き場の管理
最後にご紹介するのは、「机の鍵の表示」です。これまでは個人管理となっていたため、鍵の置き場所が決まっていませんでした。そのため、鍵の置き場所をテプラで表示することにより、定位置で鍵の管理ができるようになりました。確認する時間が6秒、机から出す時間が3秒とかかっていましたが、表示することで聞く時間が無くなり、鍵を手に取るまでの時間が、9秒から3秒の短縮となりました。

〇まとめ
いかがでしょうか。今回は環境整備の取り組みをご紹介いたしました。小さなことからコツコツと環境整備を進め、お客様から見ても恥ずかしくない社内にしていければと思います。環境整備は整理・整頓・清潔だけではなく、紹介させて頂きました時間短縮や仕事の効率化にも繋がる素晴らしい取り組みです。この取り組みにより会社が変わります。また、なにか気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。 hourai.info/mailform/