誰でも可能に

1つ目の画像と2つ目の画像をそれぞれ見てください。
これは、事務所内の様子ですが、みなさんはいくつ変化に気づきましたか？
1つ目の写真が改善前、2つ目の写真が改善後になります。
いかがでしょうか。
今回の間違い探しは若干難しかったかもしれません。
ホウライでは細かいところまで目を配り、工夫をしながら常に業務改善をし、働いている全員が仕事がしやすい環境づくりに取り組んでいます。
答え合わせも合わせて、今回は「置く場所・掲示する場所を決める」「マニュアル標準化の効果」「一石二鳥」というポイントをご紹介いたします。

〇置く場所・掲示する場所を決める
今回はエリアJにある事務所に電話対応のマニュアルを作成しました。
そのマニュアルの掲示を電話がある机の近くにある壁に掲示しました。
今回マニュアル化したのは、事務所内が不在になりがちで、電話がかかってきた場合にお客様にご迷惑をおかけすることが多々あるので、失礼にならないようにマニュアル化しました。
このマニュアルを掲示する際に、しっかり目立つ場所に掲示することで、マニュアルがどこにあるか分からないという問題を解決することができます。
せっかくマニュアルを作成してもどこにマニュアルがあるか分からないと、結局探すことになってしまいます。
マニュアルは、置く場所を決めることによってそういった事は起こらなくなります。

〇マニュアル標準化の効果
誰でもマニュアルを見れるようになったことで、これまで電話での応対をしたことがない方でもある程度しっかり応対できるようになりました。
マニュアルを作成しテストをしてみて、実際に応対したことが無い社員さんに色々なパターンで応対してもらいましたが、緊張しながらもしっかり対応できました。
しっかりマニュアルを標準化することによって、誰でも基本的な電話対応が可能になります。

〇一石二鳥
このマニュアルの標準化をしたことによって、不在になりそうな場合は近くにいる方が電話に出て対応してもらえればお客様にご迷惑をおかけすることなく、今まで以上に仕事をこなし、さらに仕事も早くなりました。
空いた時間でまた別の業務ができるようになったので、一石二鳥です！

〇まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は間違い探しから、時間短縮のための整理整頓のポイントをご紹介しました。
現状に満足するだけではなく、何か1つ工夫するだけで、効率アップ、生産性の向上に繋がります。
マニュアルを整備することで、業務改善が進み、属人化の防止や誰でも作業することが可能になります。
環境整備は整理・整頓・清潔だけでなく、時間短縮や仕事効率化にもつながる素晴らしい取り組みです。
この取り組みにより会社が変わります。
また、なにか気にかかる点などございましたら、ぜひお問い合わせページよりご連絡ください。
hourai.info/mailform/